Agent IA réceptionniste pour PME · Québec

Le téléphone sonne. Vous êtes sur un chantier.

Il répond à chaque appel, 24 heures sur 24, en français québécois. Il qualifie, prend les rendez-vous et ne vous transfère que ce qui demande un humain. Que vous manquiez des appels ou que votre réception soit débordée, plus personne ne tombe sur la boîte vocale.

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  • Données hébergées à Montréal
  • Fluide et québécois
  • Connecté à vos outils
Une journée normale

Appels manqués : une journée type, avec et sans agent IA

Vos clients n'appellent pas pendant vos heures de bureau. Ils appellent quand ça presse pour eux. Choisissez un métier, puis activez l'agent pour voir la différence.

0Appels reçus
0Sans réponse
0RDV pris par l'agent
6 h9 h12 h 15 h18 h21 h24 h
--La journée commence.

Exemples illustratifs de journées types. Ce ne sont pas des données réelles.

Entrepreneur au volant de son camion qui regarde son téléphone entre deux chantiers
Le problème

Ce que coûtent les appels manqués et une réception débordée

Un appel manqué ne laisse aucune trace : le client a déjà appelé le suivant. Et un appel répondu, c'est souvent du temps payé pour donner la même réponse qu'hier.

  • Le soir et la fin de semaine

    C'est souvent là que le client a le temps d'appeler. Il essaie deux ou trois numéros et garde celui qui répond.

  • Pendant que vous travaillez

    Sur un toit, avec un patient, au volant. Répondre veut dire arrêter. Rappeler plus tard veut dire arriver deuxième.

  • Quand la réception est déjà en ligne

    Un appel à la fois. Le deuxième tombe dans la boîte vocale, et bien des gens raccrochent sans laisser de message.

  • Les mêmes questions, vingt fois par jour

    « Êtes-vous ouverts samedi? » « Faites-vous Mirabel? » Des heures de réception payées pour des réponses qui pourraient être instantanées.

Pendant l'appel

Comment l'agent IA répond à un appel, du bonjour au rendez-vous

Il ne prend pas un message, il règle la demande. Chaque appel finit par quelque chose de concret : un rendez-vous au calendrier, un transfert vers la bonne personne, ou une fiche complète pour le rappel.

01

Il répond tout de suite

Au nom de votre entreprise, avec la voix et le ton choisis avec vous. Pas de « faites le 1 », pas de boîte vocale pleine.

02

Il comprend la demande

Il pose les questions que vous poseriez : c'est quoi, c'est où, est-ce urgent. Une à la fois, sans réciter un formulaire.

03

Il répond aux questions courantes

Heures, territoire, services, délais. Seulement à partir de ce que vous lui avez donné. S'il ne sait pas, il le dit.

04

Il prend le rendez-vous

Il lit vos vraies disponibilités, propose des plages et réserve directement dans votre calendrier.

05

Il confirme par texto

Le client reçoit l'heure et l'adresse par écrit dès la fin de l'appel. Moins d'oublis, moins de déplacements pour rien.

06

Il vous passe la main quand il le faut

Urgence ou situation délicate : il transfère à la personne prévue. Chaque appel laisse aussi un résumé dans votre CRM.

Un seul agent, partout

Un agent IA pour le téléphone, votre site web et les textos

Le même agent, avec les mêmes connaissances et le même calendrier, répond aussi sur votre site web et par texto. Vos services et vos heures sont configurés une seule fois, pour tous les canaux.

Téléphone

Il répond à vos appels, qualifie et réserve. Le cœur de votre réception.

Widget vocal sur votre site

Un bouton sur votre site, et le visiteur lui parle de vive voix, sans composer de numéro.

Clavardage (chatbot) sur votre site

Pour ceux qui préfèrent écrire. Mêmes réponses, même prise de rendez-vous.

Réponse aux textos

Il répond aux textos entrants, confirme et déplace les rendez-vous par écrit.

Testez-le maintenant : parlez à Audrey.

Notre agent est sur cette page. Ou créez un agent démo à partir de votre propre site.

Faites le calcul

Calculez le coût de vos appels manqués

Vos chiffres, pas les nôtres. Choisissez votre situation : des appels qui vous échappent, ou du temps de réception qui s'accumule.

Valeur estimée par mois 1 819 $ par mois environ 2,3 contrats par mois, soit 21 828 $ par année Faire l'évaluation

Calcul : appels manqués × 4,33 semaines × part de nouveaux clients × taux de signature × valeur d'un contrat. Les appels de clients actuels, de fournisseurs ou de sollicitation sont exclus par la deuxième ligne. Certains clients rappellent d'eux-mêmes : c'est un ordre de grandeur pour vous situer, pas une promesse de résultat.

La réception ne ferme plus

Le bureau est vide. Le téléphone répond quand même.

Le soir, la fin de semaine, l'heure du dîner. Vos clients tombent sur quelqu'un qui connaît votre entreprise, pas sur une boîte vocale.

Les garde-fous

Un agent IA encadré : il suit vos règles, pas son imagination

Un agent qui improvise coûte plus cher qu'un appel manqué. Ces règles sont fixées avec vous avant la mise en ligne.

Aucun prix qui ne vient pas de vous

S'il n'a pas votre grille, il n'invente pas de montant. Il prend les informations pour la soumission.

Seulement des plages vraiment libres

Les disponibilités sont lues dans votre calendrier au moment de l'appel. Pas de double réservation.

Honnête, même sur lui-même

Si on lui demande s'il est une IA, il répond franchement. La réputation de votre entreprise passe avant tout.

Les urgences passent à un humain

Vous décidez ce qui compte comme urgent chez vous, et à qui l'appel est transféré.

Aucune information devinée

Un nom ou un numéro mal compris, il le fait répéter. Une fiche incomplète vaut mieux qu'une fiche fausse.

Il s'en tient à votre entreprise

Hors sujet, il ramène poliment la conversation ou prend les coordonnées pour qu'on rappelle.

Bâti au Québec, données conservées à Montréal. Les informations de vos clients (transcriptions, résumés, fiches) sont conservées sur des serveurs à Montréal. Un argument de plus quand vos clients vous posent la question de la Loi 25.

La mise en place

Mise en place d'un agent IA réceptionniste en 4 étapes

Monté avec vous, testé avant d'être branché. Un agent générique qui récite votre site web ne sert à rien. Ce qui prend du temps, c'est de lui apprendre votre entreprise.

  1. 01

    On apprend votre entreprise

    Vos services, votre territoire, les questions qui reviennent et ce qui est urgent chez vous. C'est la base de tout.

    Base de connaissances
  2. 02

    On choisit sa voix et son ton

    Voix féminine ou masculine, vouvoiement ou tutoiement, français ou anglais. Une clinique et un excavateur ne sonnent pas pareil.

    Voix sur mesure
  3. 03

    On le branche à vos outils

    Calendrier, CRM, textos, site web, transferts. Vos appels sont redirigés vers l'agent quand vous le décidez : tout le temps, ou seulement en renfort.

    Calendrier · CRM · Téléphone · Site
  4. 04

    On teste, puis on ajuste

    On l'appelle nous-mêmes avant la mise en ligne. Ensuite, on relit les premiers appels pour corriger ce qui doit l'être.

    Suivi après le lancement
Questions fréquentes

Questions fréquentes sur l'agent IA réceptionniste

Qu'est-ce qu'un agent IA réceptionniste?

C'est un assistant vocal qui répond aux appels de votre entreprise, 24 heures sur 24. Il converse naturellement, comprend la demande, répond aux questions courantes, prend les rendez-vous dans votre calendrier et vous transmet un résumé de chaque appel. NovaFlows le configure pour des PME de services au Québec, en français québécois ou en anglais, avec des données conservées à Montréal.

Les gens savent-ils qu'ils parlent à une IA?

La voix est naturelle et la conversation fluide : la plupart des échanges se déroulent comme avec une réceptionniste. Si on lui pose la question, il répond franchement qu'il est un assistant virtuel, parce que l'honnêteté protège la réputation de votre entreprise.

Comprend-il le français québécois?

Oui. Il est configuré et testé en français québécois, avec les noms de rues et de villes de votre territoire. Comme une personne, il peut faire répéter quand la ligne est mauvaise ou qu'il y a beaucoup de bruit autour de l'appelant.

Est-ce que je garde mon numéro de téléphone?

Dans la plupart des cas, oui. Vos appels sont redirigés vers l'agent tout le temps, ou seulement quand vous ne répondez pas, le soir ou la fin de semaine. Un nouveau numéro local est aussi possible.

Que fait l'agent quand il ne sait pas quoi répondre?

Il ne devine pas. Il prend les coordonnées et la demande pour qu'on vous rappelle, ou il transfère l'appel à la personne prévue si la situation le demande.

Est-ce que ça remplace une réceptionniste?

Techniquement, il peut prendre la totalité des appels : répondre, qualifier, réserver et confirmer, 24 heures sur 24. On recommande quand même de garder un humain pour les cas complexes et les urgences. L'agent filtre tout, en tout temps, et ne transfère que ce qui mérite l'attention d'une personne. Votre équipe passe moins de temps au téléphone et plus de temps sur ce qui rapporte.

Combien coûte un agent IA réceptionniste?

Le prix dépend de ce que l'agent doit faire : prise de rendez-vous, transferts, branchement au CRM, volume d'appels. Le modèle : une installation payée une fois, puis un abonnement mensuel à la plateforme et l'utilisation selon votre volume d'appels. Le montant exact est dans la soumission, après un appel où on regarde votre situation.

L'agent répond-il ailleurs qu'au téléphone?

Oui. Le même agent peut répondre sur votre site web, de vive voix grâce à un widget vocal ou par écrit dans une fenêtre de clavardage, et par texto. Il utilise les mêmes connaissances et le même calendrier partout.

Faut-il déjà avoir un CRM?

Pas obligatoirement. L'agent a besoin d'un calendrier pour réserver et d'un endroit où envoyer ses résumés. Branché sur un CRM, chaque appel crée ou met à jour la fiche du client automatiquement. Voir l'implantation CRM.

Où sont stockées les données de mes clients?

À Montréal. Les transcriptions, résumés et fiches de vos clients sont conservés sur des serveurs à Montréal. Ces informations vous appartiennent et vous pouvez en demander l'exportation en tout temps.

Qu'en est-il de la Loi 25?

La conservation des données à Montréal simplifie la conformité. Si les appels sont enregistrés, l'appelant en est avisé au début de l'appel, et les exigences propres à votre secteur (santé, services professionnels) sont revues avec vous avant la mise en ligne.

Combien de temps prend la mise en place?

Ça dépend de ce que l'agent doit faire et du temps nécessaire pour rassembler l'information sur votre entreprise. Le délai exact est inscrit dans votre soumission, et un suivi est prévu après la mise en ligne.

Prochaine étape

Une réceptionniste IA ouverte 24 heures sur 24

Quelques questions sur votre entreprise, deux minutes. Si nos solutions conviennent à votre entreprise, vous choisissez votre plage d'appel sur-le-champ. Sinon, on vous le dit tout de suite.

Faire l'évaluation Tester un agent sur mon site

L'essai est gratuit et se bâtit à partir de votre site web. Vous voulez tout réunir au même endroit? Voir l'implantation CRM